Когда поставщик по каким-либо причинам не в состоянии исполнить свои обязательства вовремя, с его стороны будет целесообразно направить в адрес покупателя письмо о переносе сроков поставки. Во-первых, отправка такого извещения отвечает этике общепринятого делового общения. Во-вторых, вносит определённость во взаимоотношения контрагентов и способствует сохранению их деловых связей, что выгодно для обеих сторон. С образцом письма о задержке поставки можно ознакомиться в настоящей статье.
Содержание письма об увеличении сроков поставки
Текст официального письма о переносе сроков поставки на более позднее по сравнению с ранее установленным время напрямую зависит от причин, по которым поставщик оказался не способен передать товар в согласованное время. Указанные причины задержки можно подразделить на три вида:
- По обстоятельствам, зависящим от Продавца.
- По причинам, зависящим от Покупателя.
- Совокупность обстоятельств, указанных в п.1 и п.2.
В том случае, если невозможность передачи товара в изначально согласованное время обусловлено действиями либо бездействиями самого покупателя, например, при нарушении последним своих обязательств по уплате аванса, письмо будет больше представлять собой уведомление. В нём поставщик констатирует, что вследствие неисполнения покупателем его обязательств по договору, срок поставки вынужденно переносится. Нужно понимать, что Поставщик не будет считаться просрочившим и не должен нести ответственность за срыв согласованных сроков передачи товара не при любом нарушении, допущенном Покупателем, а только в случае, когда это непосредственно препятствовало передаче товара в согласованный срок. Иное может быть согласовано договором.
Если же в задержке виновен поставщик, извещение должно не только уведомлять о новой дате передачи товара и объяснять причины увеличения сроков поставки, но и нелишним будет выразить своё сожаление о произошедшем. Это должно помочь сохранить партнёрские отношения с покупателем. На практике, одной из часто встречающейся причины просрочки является то, что Поставщика подвёл его контрагент, например, изготовитель продукции или его перевозчик. Здесь следует иметь в виду, что с бытовой точки зрения Покупатель может понять Поставщика, который сам пострадал от действий своего контрагента. Но с точки зрения закона – нарушение обязательств контрагентом поставщика не признаётся уважительной причиной и не освобождает от ответственности за несвоевременную передачу товара.
Независимо от причин переноса сроков поставки в письме должны быть указаны:
- Наименование адресата и отправителя;
- Ссылку на реквизиты договора, по которому произошёл срыв поставки;
- Обоснование причин допущенной просрочки;
- Новая дата или период, в которые Поставщик обязуется поставить товар.
Если это уместно исходя из обстоятельств дела и есть такая возможность, к письму следует приложить доказательства, подтверждающие причину допущенного нарушения обязательства. Например, когда такое нарушение произошло вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
Может быть полезным:
Претензия о возврате денег за не поставленный товар
Образец письма о переносе сроков поставки товара
Директору ООО «Промтехкомплекс»
Грибоедову В.А.
г. Нижневартовск, проспект Афанасьева, д.242
УВЕДОМЛЕНИЕ
Об увеличении сроков поставки
Уважаемый Вячеслав Альбертович !
В соответствии с условиям договора поставки №477-11/ПП от 21 декабря 2022г, заключенного между ООО «ТехноТрейдинг» и ООО «Промтехкомплекс», Поставщик должен был поставить, а Покупатель принять и произвести оплату принятого товара. Поставляемым по договору товаром является краска водно-дисперсионная ГОСТ 28196-89 в количестве 3 220 (Три тысячи двести двадцать) кг. Пунктом 4.2. договора поставки №477-11/ПП установлено, что передача товара должна быть осуществлена не позднее 17 января 2023г.
Настоящим письмом извещаем о вынужденным переносе сроков поставки краски в связи с невозможностью исполнения Поставщиком обязательств в первоначально согласованный срок. Причиной увеличения сроков поставки является неисполнение своих обязательств контрагентом ООО «ТехноТрейдинг», являющегося заводом изготовителем подлежащего поставке товара. Согласно извещения производителя, в связи с произошедшей на заводе аварии линия по производству краски поставлена на внеплановый капитальный ремонт сроком на 14 дней. В связи с этим изготовитель сообщил, что срок готовности краски водно-дисперсионной ГОСТ 28196-89 к передачи так же переносится на две недели.
В связи с изложенным ООО «ТехноТрейдинг» уведомляет, что срок поставки краски водно-дисперсионной ГОСТ 28196-89 в количестве 3 220 (Три тысячи двести двадцать) кг переносится. Поставка товара по заключённому между нашими организациями договора №477-11/ПП от 21 декабря 2022г будет произведена не позднее 05 февраля 2023г.
ООО «ТехноТрейдинг» выражает сожаление о допущенной по независящим от него обстоятельствам просрочки и сообщает о готовности к дальнейшему сотрудничеству.
Директор ООО «ТехноТрейдинг» _______________Покровский О.В.
Заключение
Поставщику следует иметь в виду, что направление уведомления о переносе сроков поставки, не связанное с виновными действиями покупателя и не обусловленное обстоятельствами непреодолимой силы, не влечёт автоматического переноса установленных сроков выполнения обязательств. Сохранение обязательств буде зависеть от воли Покупателя, который при возникновении просрочки передачи вправе отказаться от получения товара, как и от внесения платы за него, если только иное не установлено условиями подписанного договора.